Welches Punkte zu beachten sind, wenn man Referenten engagieren möchte

Das gesprochene Wort hat eine gewaltige Wirkung. Das hat zur Konsequenz, dass es den Beruf des professionellen Vortragsredners gibt. Er kann mit geschickten und fachkundigen Auftreten für eine entspannte Atmosphäre sorgen, positive Emotionen erzeugen wie auch die Teilnehmer mit seiner souveränen Ausstrahlung fesseln. Zahlreiche Unternehmen und Organisationen buchen daher einen Vortragsredner, sobald es auf einen wirklich guten Vortrag ankommt. Hierbei sollten allerdings auch einige Punkte berücksichtigt werden, so dass der verpflichtete Keynote-Speaker auch zu der Veranstaltung und dem Auditorium passt. Die relevanten Details haben wir in dem nachfolgenden Text aufgelistet.

1. Betrachten Sie die Kundenbewertungen und Referenzen des ReferentenEs bietet sich an, vor der Buchung des Redners die Kundenstimmen anzuschauen. Viele der Redner können auf eine umfangreiche Liste an Referenzen blicken. Dementsprechend finden Sie eine große Anzahl von Kundenbewertungen und Referenzen auf den Internetseiten der Gastreferenten, die zeigen sollen, wie zufrieden die Auftraggeber mit der Präsentation des Keynote-Speakers waren. Wenn ein Gastreferent sehr viele Kundenbewertungen und Referenzen vorzeigen kann, sagt dies offenkundig etwas darüber aus, wie viele Reden er schon gehalten hat, und ob er sich in der Szene einen Namen machen konnte. Die meisten Redner sind hocherfreut, wenn Sie ihnen im Nachgang einer Veranstaltung ebenfalls eine Empfehlung zukommen lassen.
2. Welche Aufwendungen sollte man einkalkulieren?Wer eine Unternehmensveranstaltung organisiert, muss den vorgegebenen Kostenrahmen respektieren und fragt sich nach den Ausgaben für die jeweiligen Dienstleistungen. Hier sind Rednerhonorare ein wichtiger Kostenfaktor. Sicherlich kosten prominente Referenten und Referentinnen wesentlich mehr als Keynote-Speaker, die noch kaum jemand gesehen hat oder die bislang möglicherweise vor wenig Menschen aufgetreten sind. So schwanken die Vortragshonorare zwischen 2.500 € für wirklich unbekannte Referenten und Referentinnen und über 15.000 Euro bis hin zu einigen zehntausend Euro für berühmte Starredner. Es gibt auch Speaker und Speakerinnen, die sechsstellige Vortragshonorare aufrufen. Sicherlich kommt es auf die Ziele der Unternehmensveranstaltung an, die darüber entscheiden wie groß das Budget ist und welchen Redner man einsetzen möchte oder kann. Je nachdem welchen Event Sie planen, wird das Budget entsprechend hoch oder überschaubar sein. Dies wird auch die Auswahl des Referenten beeinflussen. Ein Anruf bei Ihrem Wunsch-Gastreferenten reicht aus, um das genaue Vortragshonorar für Ihre Unternehmensveranstaltung auszumachen. Nehmen Sie gerne Verbindung mit ihm auf.
3. Wie geht der Speaker auf die Zuschauer ein? - Die Zufriedenheit des Kunden steht im VordergrundEinige Keynote-Speaker passen ihre Reden an das Event an, andere wiederum nicht. Die Zuschauer wissen es meistens zu schätzen, wenn sie erkennen, dass der Vortrag individuell für sie gehalten wird. Zuweilen kommt die Frage auf: weiß der Vortragsredner überhaupt, vor wem er gerade referiert? In den Briefings mit dem Vortragsredner sollten Sie ihn bitten, auf Ihr Publikum einzugehen. Hierfür sollte der Vortragsredner ein ausgeprägtes Verständnis haben, wer im Publikum sitzt und was durch das Event erreicht werden soll.
4. Wie lange spricht der Gastreferent?Immer, wenn Sie eine Veranstaltung planen, sollten Sie den zeitlichen Ablauf im Blick halten. Besonders wenn mehrere Beiträge unmittelbar nacheinander folgen, muss ein Gastreferent gewählt werden, dessen Gastvortrag eine exakt bestimmte Dauer hat. Dadurch entsteht kein Aufschub. Hierbei ist es hilfreich, aufgezeichnete Vorträge als Referenz zu verwenden oder direkt beim Keynote-Speaker nachzufragen, wie viel Zeit er für seine Präsentation mindestens braucht. Machen Sie dennoch keine besonders engen Vorgaben, denn Referenten und Referentinnen sind es gewohnt, ihren Vortrag auf eine bestimmte Art zu gliedern. Zu genaue Anforderungen können die Qualität des Beitrags mindern. Falls Sie sich für einen Gastreferenten entschieden haben, ist es zielführend über die Dauer der Präsentation zu sprechen und den Ablaufplan des Events möglicherweise abzuändern.
5. Vorteilhaft wäre es, den Vortragsredner mal bei einem Event kennenzulernen - ein reales Kennenlernen ist viel wertNeben der Option, ein Demovideo anzufordern, kann es vorteilhaft sein, sich den Speaker vorher schon mal live zu sehen. In diesem Fall wird wesentlich besser als im Video ersichtlich, wie die Fähigkeiten des Keynote-Speakers aussehen und ob er für die eigene Veranstaltung in Frage kommt.
6. Ihre Gäste haben enorme Erwartungen - das geeignete Thema für Ihren EventEs gibt Keynote-Speaker, die können über unglaublich viele Themen sprechen, andere lediglich über ein einziges. Wenn man sich das Portfolio von Promis bei Redneragenturen anschaut, so findet man oft nur eine Auswahl von zwei bis vier Themen. Manchmal ist es auch nur eins wie das der Motivation, über welche zum Beispiel professionelle Spitzensportler gern sprechen. Politiker halten oft Vorträge zur Kunst der Verhandlungsführung, technische Fachleute zur Digitalisierung, Manager sprechen gerne über Change-Management. Nun müssen Sie sich fragen, ob ein solches Thema zu Ihrer Veranstaltung passt. Oder Sie finden möglicherweise auch einen vielseitigen Keynote-Speaker, der unterschiedliche Themen anbieten kann.
7. Ihr Veranstaltungstermin - planen Sie frühzeitigUm sicherzustellen, dass der Gastredner auch zu dem Datum Ihrer Veranstaltung verfügbar ist, sollten Sie möglichst frühzeitig mit der Recherche nach einem Keynote-Speaker beginnen. In manchen Monaten wie Mai oder November ist für Vortragsredner Hochsaison, da unzählige Events in dieser Zeit sind. Bei einem Event ist es zumeist so, dass die Gastredner schon viele Monate bis hin zu eineinhalb Jahren im Vorhinein angefragt sind. Rufen Sie den Anbieter an und informieren Sie sich ganz ohne Verpflichtung in Bezug auf die Verfügbarkeit Ihres gewünschten Datums.
8. Wollen Sie den Speaker direkt oder über eine Redneragentur anfragen?Veranstalter können einen Gastredner grundsätzlich unmittelbar oder über eine Redneragentur anfragen. Die Agentur erhöht das Honorar um bis zu 15 Prozent, das ist die branchenübliche Vermittlungsprovision. Wenn Sie Prominenz engagieren möchten, werden sie um diese Kosten schwerlich herumkommen, doch die allermeisten Speaker und Speakerinnen betreiben eine eigene Webseite: dort oder hier bei redner.org sind sie bequem anzufragen.
9. Hat der Redner Bücher geschrieben?Viele Speaker sind ebenso erfolgreiche Autoren, die Ihr Wissen in Büchern und Ratgebern weitergeben. Sie haben ein oder mehrere Bücher geschrieben oder auch White Papers zu bestimmten Themen verfasst, die der Veranstalter nach dem Vortrag an das Publikum verschenken kann. Fragen Sie den Gastredner, ob diese Möglichkeit besteht.
10. Das Video eines Gastredners: sodass Sie nicht die "Katze im Sack" zu kaufen müssenVerschaffen Sie sich vorher einen ersten Eindruck von dem Speaker, indem Sie am besten eine seiner Präsentationen besuchen oder sich das Demovideo auf seiner Internetseite anschauen. Fragen Sie den Speaker, ob Sie bei einer seiner geplanten Vorträge einmal als Besucher dabei sein dürfen. Tatsächlich gibt auch sein Demovideo einen guten ersten Einblick, wenn die Wahl noch nicht auf wenige Gastredner eingegrenzt ist. Praktisch sind dabei die Videos der Keynote-Speaker auf redner.org, die Sie von annähernd allen Speakern finden können.
11. Der Vortragsvertrag des Keynote-Speakers sollte vor der Beauftragung bewertet werdenWie jeder, der in der Öffentlichkeit auftritt, hat auch ein hauptberuflicher Gastredner einen Vertrag, der die Bedingungen seiner Vorträge bestimmt. Welche Stornierungsbedingungen sind formuliert? Die Kündigung ist manchmal von beiden Vertragspartnern möglich. Hat sich der Speaker ein besonders Rücktrittsrecht zugesichert, etwa bei Buchungen im Fernsehen? So eine Bestimmung fügen eine Vielzahl Prominente in ihre Engagementverträge ein. Kümmert sich der Referent bei eigener Krankheit um eine passende Vertretung? In Bestellungen von Konzernen sind viele Details zu Dienstleistungen nur unzureichend bestimmt. Dort steht dann beispielsweise, dass der Gastredner an Tor 4 werktags in der Zeit von 10.00 bis 16.00 Uhr geliefert werden soll. Deshalb sollte, falls das möglich ist, ein individueller Vertrag mit dem Vortragsredner geschlossen werden.
    Schauen Sie bei Engagementverträgen mit Redneragenturen darauf, wer der Vertragspartner ist. 1. Gestaltungsmöglichkeit: die Redneragentur vertritt den Vortragsredner und agiert in seinem Namen und für seine Rechnung. Der Gastredner ist Ihr Vertragspartner. Die Rechnungsstellung erfolgt durch den Vortragenden, die Redneragentur stellt dem Gastredner eine Provisionsrechnung. 2. Gestaltungsmöglichkeit: der Engagementvertrag wird mit der Agentur gemacht, die den Vortragenden verpflichtet und mit einem Aufpreis an Sie veräußert. Die Agentur vertreibt den Speaker teurer, als sie ihn gebucht hat. Einige wenige Rednervermittlungen haben mit Absicht unklar formulierte Verträge, da sie im Fall eines Konfliktes keinen wirtschaftlichen Schaden tragen möchten. Auf jeden Fall sollte der Vertragsvorschlag zur Buchung des Keynote-Speakers im Vorhinein ausführlich geprüft werden.
12. Vortragsstil oder Inhalt der Rede - was ist für welches Event wichtiger?Welche Zielsetzung möchten Sie mit Ihrer Veranstaltung erreichen? Ob Sie einen Fachvortrag oder einen belebenden Beitrag brauchen, hängt im Wesentlichen davon ab, was Sie mit der Rede erreichen möchten. Nur einige wenige Gastreferenten beeindrucken auf beiden Gebieten. Ein Redner kann gewiss nicht in jedem Thema ausreichend gut informiert sein. Auch wenn es um Unterhaltung geht, kann ein guter Gastreferent nicht alle Themen anbieten.

Der passende Keynote-Speaker - ein Resümee

Wie man sieht: so schwierig ist es gar nicht, einen Referenten zu beauftragen. Oft sagt Ihnen auch Ihre Intuition, ob ein bestimmter Gastredner der Passende für Ihren Anlass ist. Daher sollten Sie mit unterschiedlichen Kandidaten eingehend sprechen. Wenn Sie Unterstützung bei der Buchung oder der Recherche brauchen, können Sie sich gerne an den Redner selbst wenden oder redner.org kontaktieren.